tobe.training
Мы есть!
Отчет по итогам диагностики
Цель 2022
Да
Win
Смочь
Создать
Сделать
Продать
Победить
Совершить
Выполнить
Достигнуть
Tobe the best in sales
Рост выручки бизнеса за счет системного подхода
to be or not to be
Задачи проекта
улчшить процессы и увеличить прибыль
Диганостика
исследуем бизнес, разложим процессы на атомы чтобы найти точки роста и предоставим результаты
Дорожная карта
опишем процессы, которые требуют изменений с учетом двух задач бизнеса: автономность и прибыльность
Мягкое внедрение
поможем привести изменения в бизнес так, чтобы люди с комфортом приняли новые задачи и ответственность
В период 15.03 - 25.04
провели диагностику процессов кафе
по итогам аудита выделили 5 разделов, на которые предлагаем обратить внмиание
1
Бюджет
проанализировали отчетные документы и составили свой
2
Компания и бизнес-процессы
провели интервью и определили реальные процессы
3
Сервис
пригласили тайного покупателя и измерили уровень сервиса
4
Маркетинг и продажи
изучили документы и нашли слабые зоны
5
Меню
попробовали блюда и восхитились вкусом
раздел 1
Бюджет
Параметр
Факт
Комментарии
Планирование
ситуационно
Еженедельный контроль
отсутствует
Отчет БДР
15 числа
Анализ/выход за рамки
отсутствует
Обоснование трат
отсутствует
Работа с постоянными затратами
ситуационно
Операционная отчетность
частично
Нелогичные моменты
  • Не ставится план на месяц - от собственника, управляющей.
    Как следствие нет мотивации его выполнять
  • Не корректно ставится ежедневный план для официантов:
    120.000 руб ежедневно, вне зависимости от того, будни или выходной
  • Нет планирования ежемесячных затрат
  • Не ведется еженедельный контроль бюджета, вылеты видно по факту и только через 2 недели после окончания отчетного периода
  • В целом нет культуры планирования и ведения бизнеса через оцифровку показателей.
  • Отчеты живут отдельно от людей и не оказывают влияние на операционный процес
Рекомендации
  1. Рассчитать точку безубыточности
  2. Начать планирование бюджета с положительной ежемесячной динамикой по прибыли
  3. Рассчитывать ежедневный план (исходя из ежемесячного плана заведения), чтобы он был амбициозным и при этом реальным
  4. Контролировать еженедельно отчетность по бюджету и предпринимать действия в случае, если нет попадания в бюджет
  5. Ежедневно отслеживать выручку план-факт, из чего состоит факт, в том числе доставку (яндекс, доставка маслова, самовывоз)
  6. Ежемесячно планировать затраты
  7. Ежедневную отчетность сделать в читабельном, понятном виде
раздел 2
Компания и
бизнес-процессы
Параметр
Факт
Комментарии
Организационная структура
на бумаге
Функциональная структура
на бумаге
Штатное расписание
на бумаге
Привлечение аутсорсинга
не рационально
Мастер графики
"на коленке"
Обучение
нутрициолог/вино
Планерки
номинальные
Чек-листы и системы контроля
на устах
Нелогичные моменты
  • Из-за неравномерной загрузки персонала находится в расслабленном состоянии и в моменты пиковых нагрузок не успеваю разогнаться.
  • В целом состояние расслабленности и курорта. Много свободного времени, которые используется не эффективно.
  • 80% персонала с малым и не релевантным опытом, нет единой системы обучения и вовлечения персонала с учетом специфики.
  • Обучения есть, но они носят эпизодический характер. Опираться на заданные знания не приходится.
  • 5 минутки проводятся, но темы не выстроены в логику, больше похоже на утренний разговор о том как дела.
  • Мастер графика нет. Как следствие невозможно выстроить план: выручка/график.
  • Нет чек-листов для персонала:
    менеджер - открытие/закрытие смены,
    официант - открытие/закрытие смены,
    бариста - открытие/закрытие смены.
    Есть понимание в головах персонала.
Рекомендации
  1. Прописать функциональную структуру, чтобы было понятно кто за что отвечает и функционал каждой должности.
  2. Создать штатное расписание и ориентироваться на него при приеме на работу (чтобы не выходить за рамки штата).
  3. Создать мастер график (ежемесячно), основанный на ежедневной выручке предприятия и планировать расписания исходя из мастер графика (не выходя за его рамки)
  4. Считать ФОТ ежемесячно при бюджетировании
  5. Сделать стандартизированное сочетание блюд/напитков/смузи:
    - что с чем сочетается,
    - что к чему предлагать в качестве доп. продаж,
    - какие блюда предлагать к обеду, какие блюда предлагать к ужину.
  6. Создать план 5 минутки:
    - озвучивать план на день (индивидуальный план продаж официантов)
    - озвучивать старт лист по меню (совместная работа с су шефом исходя из заготовок и сс блюд)
    - озвучивать индивидуальные план доп продаж (доп позиции к блюдам, доп напитки, доп смузи)
    - ставить задачу по сбору обратной связи от гостей
    - озвучивать разделение по зонам обслуживания столиков
  7. Сделать ежемесячные собрания с сотрудниками:
    - обратная связь по работе за прошедший месяц и планы на будущий месяц (сервис, продажи)
    - план на месяц (индивидуальный для каждого официанта)
    - мотивация сотрудников (по итогам прошедшего месяца, делать
    конкурсы с мотивацией - сертификат в золотое яблоко, например)
    - сбор обратной связи по работе сотрудников (контролировать их состояние и мотивацию к работе)
  8. Создать чек лист:
    по атмосфере заведения (чистота, музыка и т.д)
    по функционалу каждого сотрудника и ответственность сотрудника в течении дня
  9. Аутсорсинг
    Агопов - посчитать затраты на ремонт (Агопов работает хорошо, но цены на рынке за услуги высокие)
    ИП Маслова (доставка в целом) - посчитать эффективность доставки и работы с данными подрядчиками
раздел 3
Сервис
Параметр
Факт
Комментарии
Карта лояльности
рассчитать эффектинвость
Работа с гостями
только Татьяна
Знание меню
нутрициолог the best
Учебник официанта
не используется
Система грейдов
отсутствует
Дружелюбная атмосфера
находиться в кафе приятно
Нелогичные моменты
  • Есть сложности при установке карты = карта лояльности доступна только "старым" гостям
  • Книга обучение для официантов есть, но полного разбора по меню и его сочетаемости нет.
  • Сервис построен на основе вежливости и отзывчивости, и не всегда воспринимается искренне.
  • Официанты и менеджеры пытаются быть вежливыми, но часто это получается натянуто.
  • Атмосфера в кафе сильно различается, места у входа и места у окна - это две большие разницы.
Рекомендации
  1. Провести работу с картой лояльности (написать разработчикам о проблеме, что карты не устанавливаются у новых гостей).
  2. Провести работу с постоянными гостями, которые не были от 2 недель до 3 месяцев (сделать выборку по этим гостям - пригласить лично (ватсап, карта лояльности) на завтрак (проинформировать о появлении завтраков) или обед (проинформировать о новинках).
  3. Книга обучения для официантов должна быть в понятном формате.
    Цель которой - повышение продаж, основанная на ценностях компании (правильно питание и сочетание блюд и напитков друг с другом). Тогда официантам будет понятно что с чем можно продавать.
  4. Создать план обратной связи для менеджеров: какие позиции в меню гостям нравятся, какие позиции гостям не нравятся. Спрашивать, что гости хотели бы видеть в меню (есть обратная связь от спортсменов, что мужчинам есть нечего и не сытно).
раздел 4
Маркетинг и продажи
Параметр
Факт
Комментарии
Start list
ситуационно
Доп продажи и мотивация на них
отсутствует
Акции
в зале нет
Доставка
маржа не считается
Личный план
общий, месячный
Работа с чеком
отсутствует
Рассылки/информирование
системно
Узнаваемость, навигация
зона роста
Коллаборации
расчет эффективности
Корпоративные продажи
расширять покрытие
Нелогичные моменты
  • Старт лист не основывается на маржинальности, сс и т.д, нет ежедневных/еженедельных старт листов.
  • План формальный, работа над ежедневным достижением не ведется. Фокуса внимания на достижения показателей нет.
  • Нет контроля личного плана и продаж, наполняемости чека и тд.
  • Бессистемная работа с чеком, нет плана увеличения длины чека (ежемесячно, как доп мотивация для официантов и менеджера).
  • Мотивация менеджеров и управляющего не привязаны к выполнению плана.
  • Мотивация не прозрачная и не отражает потребности поколения Z - нужны соревнования, геймификация.
  • Доставка - не считается маржинальность доставки. Услуга есть, а доходность...
  • Слабая навигация из паркинга и от ключевых точек.
  • Коллаборации завязаны на личный бренд, нужно выделить УТП кафе и продвигать его, опираясь на личный бренд собственника.
Рекомендации
  1. Разработать систему мотивации по доп. продажам и длине чека.
  2. Выставлять личные планы официантам и менеджерам. Контролировать выполнение и давать инструменты для работы.
  3. Ввести в ежедневную работу разговор о способах выполнения плана, фокусировать всех сотрудников на доходе заведения.
  4. Создать план по старт листу и по наполняемости чека.
  5. Разработать привлекательные акции для гостей.
  6. Информировать гостей об акциях, о новинках в меню и специальных предложениях (еженедельных или сезонных) по рассылкам (ватс ап) и через карты лояльности.
  7. Изучить возможности разместить навигацию у входа с парковок (гипербола) и где самый высокий трафик проходимости людей.
  8. Создать коллаборации с магазинами: спортивными, здоровое питание, с гиперболой, с книжными магазинами, где покупают книги про здоровое питание, если чек от 500 руб то дарить шот, например.
  9. Системно взаимодействовать с площадками в Гринвиче и городе. Работать с спортивными организациями и магазинами.
  10. Рассмотреть вариант корпоративного питания с некоторыми магазинами гринвича (особенно те, кому компания выделяет деньги на еду (юникло, яндекс и т.д)
раздел 5
Меню
Параметр
Факт
Комментарии
Обновление данных по Фудкост
не было с открытия
Продуктовая матрица и ABC
для галочки
Еженедельный контроль ТТК
не ведётся
Сезонное меню
в наличии
Планирование списаний
списание по факту
Ревизия в ноле
по факту
Длина меню
редкая смена
Нелогичные моменты
  • Фуд кост не контролируется еженедельно/ежемесячно. Нет фокуса на снижение этого показателя.
  • Продуктовая матрица продуктов (меню) достаточно объемная, за счет чего формируются большие списания = убытки.
  • Не ведется регулярный анализ рынка по ценам, цены должны быть в рынке, а фудкост на целевом уровне.
  • Не выставлена норма ревизии, за счет чего нет показателя к которому необходимо стремится.
  • Отсутствует отчет по ревизии, поэтому продукты попадают в минус.
  • Нет учета списаний, выставленного плана по списаниям и отчета по списаниям , чтобы сокращать показатель
Рекомендации
  1. Провести анализ фудкоста. Посмотреть себестоимость всех блюд в разделах и снять продажи. Проанализировать какие позиции приносят прибыль, а какие из-за списаний создают убыток.
  2. ТТК (технологические карты блюд) - еженедельный контроль цен от поставщиков (технолог и су шеф), на основе которого возможен пересмотр ттк или цен на блюда.
  3. Продуктовая матрица меню - проанализировать продуктовую матрицу блюд, чтобы уменьшить списания по продуктам.
  4. Проанализировать продажи и в соответствии с ними делать заготовки на блюда. Провести анализ того, что можно готовить из-под ножа, а на что необходимы заготовки, отталкиваясь от рецептуры блюд и продаж.
  5. Проанализировать длину меню, опираться на популярность блюд и обратную связь и запросы гостей.
  6. Проанализировать ревизию (по исходным цифрам ревизия хорошая, но в идеале она должна приходить к нулю, без больших недостач и без большого плюса). Создать ежемесячную отчетность от шеф повара - 10 позиций которые сильно плюсят и сильно минусят, чтобы сделать фокус на этом и отчет от су шефа, какие действия необходимо предпринять, чтобы исправить это списание.
  7. Списание. Проанализировать и взять под контроль большие ежемесячные списания на предприятии. Выставить по ним план.
    - списания по порче (кухня/бар)
    - цеховое питание
    - реклама
    - представительские и т.д
  8. Произвести анализ что возможно предлагать гостям на завтрак/обед/ужин (может быть предлагать взять с собой легкий ужин)
  9. Проанализировать блюда которые в топе ABC а кто в категории аутсайдеры. Не популярные блюда вывести в сезонное меню. Выбрать топ блюд с хорошим фудкостом и продвигать их.
Вывод по итогу диагностики
Нет бюджета = нет понимания границ затрат и планов продаж
нет планирования = нет мотивации сотрудников делать, пробовать, достигать

Отчеты и документы запутанные, читаются сложно и не демонстрируют взаимосвязей. Например у сотрудников нет понимания - доставка прибыльная или...
Ксения Авидиян
управляй доходами и расходами
Работа кафе построена на внутреннем понимании сотрудников как надо.
При этом нет квалифицированных кадров с опытом и желанием двигать кафе вперед.

Отсюда вытекает ленивое повторение не функциональных моделей с достаточно неплохой финансовой мотивацией.
Андрей Ивановичев
процессы и люди делают результат
Знание - сила
Истинное знание заключается в действий.
Для эффективного действия необходимо наметить Цель и прописать путь движения.
Затем планомерно двигаться, удерживая во внимании цель и тактику шагов.
Фокус внимания
Бюджет
1. Целевой бюджет
2. Функциональная структура + мастер график
3. Создание мотивации персонала
4. Работа с затратами и аутсорсом
фокус №1
Меню
1. Работа с фуд-кост и ттк
2. Продуктовая матрица и объем меню
3. Календарь обновлений меню
4. Анализ рынка и трендов
фокус №2
Продажи
1. Мероприятия по загурзке вечеров
2. Коллоборации
3. План дня и доп. продажи
4. Работа с длинной чека
фокус №3
Бюджет
сравнение текущих затрат и целевого бюджета на примере данных за март
Параметр
Март 2022
Что оптимизируем
Плановая выручка
2.600.000
2.600.000
Себестоимсоть
845.000
800.000
Оплата труда
940.000
760.000
Операционные расходы
340.000
295.000
Маркетинг
155.000
145.000
Аренда
280.000
280.000
Налоги
180.000
180.000
Операционная прибыль
-150.000
150.000
Чистая прибыль
-150.000
+150.000
Этапы работ
От слов к делу!
Впереди большая и увлекательная работа
1
Найм управляющего
1. Поиск
2. Финальное интервью (Tobe)
3. Адаптация
2
Разработка регламентов
1. Бюджет (Tobe)
2. Компания (Tobe)
3. Продажи (Tobe)
3
Работа с командой
1. Мастер график (Управляющий)
2. Оперативное управление (Упр)
3. Выполнение планов (Упр)
4
Работа с меню
1. Фудкост/ТТК (Tobe + Weare)
2. Длина Меню (Tobe + Weare)
3. Сезон (Tobe + Weare)
До скорых продаж!
контакты
Ксения Авидиян
8 922 031 1320
Андрей Ивановичев
8 904 388 1928